Hoe een iCal-koppeling werkt

Een iCal-link (ook wel ICS-feed, agenda-abonnement of webcal-link) is een adres waarop het systeem van je opdrachtgever jouw planning als agendabestand klaarzet. GigGuru haalt dat bestand regelmatig op en zet elke afspraak erin als gig in je agenda.

Eén richting

Het verkeer gaat één kant op: GigGuru leest de planning van je opdrachtgever, maar schrijft niets terug. Een gig die je in GigGuru aanpast, verwijdert of waarvoor je een dag blokkeert, zie je niet terug in het systeem van je opdrachtgever. Wil je iets veranderen aan de planning zelf, dan regel je dat met de planner, zoals je gewend bent.

Hoe vaak GigGuru ophaalt

Elke koppeling wordt ongeveer elk uur opgehaald.
Wil je niet wachten, gebruik dan Synchroniseer nu bij de koppeling (web: Instellingen → Connectoren; iPhone: Instellingen → Gekoppelde systemen).
Mislukt het ophalen, dan zie je bij de koppeling Fout bij laatste synchronisatie. GigGuru probeert het bij de volgende ronde opnieuw.

Welke links werken

GigGuru accepteert links die beginnen met https://, http://, webcal:// of webcals://. Plak je een adres zonder begin (calendar.google.com/…), dan vult GigGuru https:// zelf aan. Bij het koppelen haalt GigGuru de link meteen één keer op: komt er geen agendabestand terug, dan krijg je direct een foutmelding in plaats van een lege koppeling.

Wat er uit de feed komt

In de feed	In GigGuru
Titel van de afspraak	Titel van de gig
Begin- en eindtijd	Begin- en eindtijd (zonder eindtijd: één uur na begin)
Locatie	Locatie, ook gebruikt voor de reisafstand
Omschrijving	Notities
Organisator (naam)	Opdrachtgever, als die naam bij precies één van je opdrachtgevers hoort
Status voorlopig (`TENTATIVE`)	Gig met status Aanvraag

Tarieven staan in vrijwel geen enkele feed. Die komen van de opdrachtgever waar je de koppeling aan hangt, of van je standaardtarief. Daarom is het de moeite waard om de koppeling aan een opdrachtgever te hangen.

Wanneer een gig verandert of verdwijnt

Elke keer dat GigGuru de feed ophaalt, vergelijkt het die met wat er al in je agenda staat:

Gewijzigde gig (andere tijd, ander adres): wordt bijgewerkt. Ook als het systeem van je opdrachtgever bij elke wijziging een nieuw intern nummer aanmaakt, herkent GigGuru de gig aan zijn begintijd, titel en locatie, zodat je er geen dubbele van krijgt.
Gig die uit de feed verdwijnt: wordt verwijderd, maar alleen als hij nog niet begonnen is. Een gig uit het verleden blijft staan, want die telt mee in je inkomsten.
Al in je boekhouding gezet: blijft altijd staan, ook als hij uit de feed verdwijnt, zodat er in Moneybird, Rompslomp of e-Boekhouden geen losse regel achterblijft.
Feed komt leeg terug: dan verwijdert GigGuru niets. Een lege feed is vaker een storing bij de bron dan een echt lege planning.
Zelf ingevoerde gig voor dezelfde opdrachtgever op dezelfde dag: als je die dag precies één gig met de hand hebt ingevoerd en hij komt later via de feed binnen, voegt GigGuru ze samen. Wat jij had ingevuld en de feed niet weet (tarief, reisafstand, notities) blijft bewaard.

Bij de eerste koppeling

De eerste keer haalt GigGuru gigs tot twee jaar terug op. Gigs uit het verleden die zo binnenkomen worden niet naar je boekhouding gestuurd: die heb je waarschijnlijk al gefactureerd. Zie Alleen nieuwe opdrachten worden gefactureerd.

Toevoegen als geblokkeerde dagen

Bij een koppeling op het web kun je ook Toevoegen als geblokkeerde dagen aanzetten (in de iPhone-app alleen tijdens de onboarding, bij Privéagenda importeren). Dan worden de afspraken uit die feed geen gigs, maar dagen waarop je niet beschikbaar bent. Handig voor je privéagenda: een verjaardag of vakantie in je eigen agenda blokkeert de dag, zonder dat hij als werk meetelt. Een dag waarop al een bevestigde gig staat wordt niet geblokkeerd, en één afspraak blokkeert maximaal veertien dagen.

Gratis en Pro

Met het gratis abonnement koppel je maximaal twee agenda’s. Met Pro zijn het er onbeperkt. Zie Abonnement.